PRÉSIDENT
Mission globale :représentation de l'association auprès de l'administration publique et du secteur privé

Tâches :
  • registre annuel des co-administrateurs de Decidemos auprès de la préfecture (en ligne, maximum dans le délai de 3 mois après chaque AG ordinaire annuel)
  • registre et publication au JOAFE de toute nouvelle adresse du siège social (ponctuel)
  • assurer la légalité des votations sur la base des statuts et réglement intérieur (permanent)
  • assurer la présentation des comptes annuels de l'association auprès de la CNCCFP (juin de chaque année, par courriel) en coordination étroite avec le trésorier/ère
  • assurer le dépôt de la liste des donateurs (avril de chaque année, en ligne), en coordination étroite avec le tresorier/ère
  • coordonner en amont avec le trésorier/trésorière la communication de toutes les pièces comptables au Commissaire aux comptes pour validation (janvier à mai)
  • représentation légale en cas de litige
  • co-gérer la conservation de tous les mots de passe sensibles et indispensable au fonctionnement de l'association
  • correspondance de nature légale auprès de l'administration publique
  • tenir un registre actualisé de coordonnées personnelles des co-administrateurs avec le secrétaire général (sous forme de document PDF)
TRÉSORIER
Mission globale : Tenir les comptes à jour

Tâches :
  • saisie de toutes les operations (recettes et dépenses) via une comptabilité en ligne (GARADIN)
  • tenir à jour la liste des membres ayant cotisés (droit de vote)
  • tenir à jour la liste des donateurs avec toutes les informations légales requises (nom/prénom, domicile, nationalité, type de règlement, montant et date du don)
  • tenir à jour tous les justificatifs de dépenses courantes ou durant les campagnes électorales
  • alerter toute anomalie financière non conforme à la loi des partis politiques
  • préparer et publier mensuellement le relevé bancaire sur le site officiel de Decidemo(s)
  • établissement des comptes de fin d'année (bilan, compte de résultats
  • budget prévisionnel
  • Présentation des comptes en AG
SECRÉTAIRE
Mission globale : garant de la gestion administrative de l'association

Tâches :
  • tenir à jour le fichier des adhérents (inscription de tous les nouveaux adhérents sur le document partagé)
  • classement et archivage de tous les documents de nature réglementaire et juridique
  • communication de l'association sur les différents canaux (date, heure et lien des réunions et décisions)
  • gestion du drive, de l'accès aux documents et tenue du registre des décisions
  • organisation des réunions et rédaction du compte rendu
  • rédaction des procès verbaux
  • tenir un registre actualisé de coordonnées personnelles des co-administrateurs avec le président (sous forme de document PDF)
INFORMATIQUE
Mission globale : réferent pour le site internet, les outils et la configuration du serveur de l'association

Tâches :
  • conservation des mots de passes conjointement avec le président (et co-président)
  • veille sur le site internet
  • maintenance minimum du site et du serveur
  • force de proposition en cas de problème ou d'évolution
  • validation des modifications techniques
  • création des comptes
  • contact avec prestataires eventuels
  • supervision et coordination de la E-plateforme de délibération
PORTE-PAROLE
Mission globale : représentation de l'association à l'extérieur

Tâches :
  • effectuer une veille sur toutes les activités liées à la démocratie pour y exprimer la position de Decidemo(s)
  • établir les éléments de langage que respecteront tous les portes-parole
  • préparer les projets de communication externe pour les diverses échéances électorales
  • coordonner avec le CA l'harmonisation du contenu du site officiel de Decidemo(s), ainsi que des RRSS (X, Facebook, Instagram et autres)
  • réagir à très court terme sur toute demande externe
  • proposer des contenus
COMMUNICATION INTERNE
Mission globale : assurer une communication fluide des membres avec les divers organes

Tâches :
  • tenir informé de manière permanente tous les membres sur leurs droits et actualité de l'association
  • publier de manière périodique si possible un bulletin d'information interne via Sendiblue (BREVO)
  • recueillir les inquiétudes, idées, contributions et commentaires des membres
  • veiller sur les outils internes de communication, le cas échéant en coordination avec le chargé Informatique